Приказ о работе с персональными данными

Информационная поддержка по вопросу: "Приказ о работе с персональными данными" описанное с профессиональной точки зрения. Мы постарались полностью осветить тематику. Если возникли дополнительные вопросы, то обращайтесь к дежурному специалисту.

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Создание приказа о назначении ответственного лица за обработку персональных данных происходит для регуляции работы кадровиков и руководящего состава предприятия с персональными сведениями о сотрудниках.

Обязателен ли документ, его значение

Для компаний, осуществляющих свою деятельность в коммерческом секторе, данный документ не является строго обязательным (в отличие, например, от государственных учреждений), собственно как и организация самой системы действий с персональными данными. Тем не менее, многие фирмы предпочитают назначать ответственных сотрудников за работу с личными сведениями персонала, что позволяет избегать в дальнейшем нарушений при обороте документации, а также предотвращать различные злоупотребления.

Что относится к персональным данным

Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.

Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.

Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.

На кого чаще всего возлагается ответственность за обработку персональных данных

Наиболее часто ответственность за решение этого вопроса возлагается на работника отдела кадров (специалиста или руководителя), юриста и, реже, секретаря организации, — в зависимости от того, в чьем ведении находятся личные дела сотрудников с их личными документами, копиями документов и другими характеризующими их бумагами.

В каком виде написать приказ

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных лица можно писать в свободном виде, поскольку на сегодня унифицированная его форма не предусмотрена. Правда, эта норма не касается государственных учреждений, где обычно применяются стандартные формуляры, а также тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило собственный единый шаблон для распорядительных актов. Информация о формате приказов обязательно должна быть указана в учетной политике компании.

Каким сделать оформление

Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.

Чьи подписи должны стоять под приказом

Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.

Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.

Как проводить учет

Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска. Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия. Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.

Как организовать хранение

По хранению документа никаких особенностей нет. Как любые другие подобные бумаги, готовый, подписанный и завизированный приказ подшивается в отдельную папку, в которой и лежит весь период своего действия. Когда актуальность его утрачивается, документ отправляется в архив, где хранится период, установленный в локально-нормативной документации фирмы или же указанный в законодательных актах, после чего утилизируется (также с соблюдением условий, указанных для этой процедуры).

Образец приказа о назначении ответственного

Если перед вами стоит задача по формированию приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных работника, а вы раньше таких документов не делали, вам поможет представленный ниже образец и комментарии к нему.

  1. В самом начале приказа все стандартно: первым делом напишите тут название компании, наименование распоряжения, его номер и дату составления. Затем переходите к основной части.
  2. Обязательно укажите тут, в связи с какими обстоятельствами создается приказ (это будет его обоснование) и поставьте ссылку на норму закона или внутренний документ компании, имеющий непосредственное отношение к формированию распоряжения (это будет основание).
  3. Потом внесите собственно указание о назначении ответственного лица, обозначив его должность и ФИО.
  4. Коротко отметьте его основные функции и обязанности (полный их перечень лучше привести в соответствующей должностной инструкции), а также впишите сведения о работнике (также должность и ФИО), который будет замещать ответственного сотрудника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам.
  5. В завершение не забудьте возложить контроль за исполнение данного распоряжение на кого-либо из руководящего состава предприятия (следует отметить, что контролировать выполнение приказа может и сам директор), а также собрать все необходимые подписи.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-obrabotku-personalnyh-dannyh/

Приказ об утверждении положения о персональных данных

Работодатель издает приказ об утверждении положения о персональных данных. И этот документ является одной из гарантий защиты персональных данных работника. Фактически это обязанность работодателя. Которую устанавливает статья 87 Трудового кодекса РФ. Положение о персональных данных не что иное, как локальный акт, который устанавливает порядок хранения и использования такие сведений. А приказ вводит Положение в действие.

Пример документа

Акционерное общество “Праймериз”

Приказ № 24 об утверждении Положения о персональных данных

г. Бердск 19 марта 2022 г.

Во исполнение требований главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных”,

  1. Утвердить Положение о персональных данных работников АО “Праймериз” с 20 марта 2022 года.
  2. Назначить ответственным лицом за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников – начальника отдела кадров АО “Праймериз” Иванову Светлану Игоревну.
  3. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с персональными данными работников АО “Праймериз” (доступ без ограничений):
  • генеральный директор АО
  • заместитель генерального директора АО
  • коммерческий директор АО
  • начальник отдела кадров АО
  • ведущий специалист отдела кадров АО
  • главный бухгалтер АО
Читайте так же:  Согласие на обработку персональных данных в банк

4. Ивановой Светлане Игоревне ознакомить всех работников АО с Положением о защите персональных данных работников, с лицами, замещающими должности с допуском к работе с персональными данными заключить Обязательство о неразглашении персональных данных работников.

  1. Положение о персональных данных

Генеральный директор Агонян Агонян В.Д.

Обязателен ли приказ об утверждении положения о персональных данных

На сайте мы разместили много образцов приказов. Как по кадровым вопросам (о приеме на работу, об увольнении), так и об утверждении локальных актов (например, приказ об учетной политике). В принципе, такой документ как приказ об утверждении положения о персональных данных составляется достаточно просто. В отличие от самого положения, которое должно содержать ряд сведений.

Положение о персональных данных – обязательный локальный акт, который должен быть в организации. Порядок обработки, хранения и использования таких данных работодатель устанавливает именно в Положении. Соответственно, отсутствие его в организации может стать основанием административной ответственности. И назначения штрафа трудовой инспекции.

Структура акта о персональных данных

Персональные данные работника работодатель обрабатывает исключительно в рамках трудового договора. Только в целях трудовой деятельности в связи с трудовыми отношениями. И работник в силу ст. 86, 68 ТК РФ обязательно должен быть знаком с Положением о персональных данных. Его работодатель составляет на основании Трудового кодекса и Закона о персональных данных.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  1. Общие положения. Или цель, нормативно-правовая основа документа. Все то, о чем мы говорили выше. Общие принципы (ст. 86 ТК РФ).
  2. Основные понятия. Состав персональных данных работников. Здесь можно указать, какие документы организации содержат персональные данные, общие понятия (Закон о персональных данных).
  3. Обработка персональных данных. Доступ к персональным данным. Здесь указываем условия, ограничиваем доступ к данным. Перечень лиц и уровень доступа лучше отдельно упомянуть в приказе об утверждении Положения. Или в отдельном приказе.
  4. Передача персональных данных. Как внутри организации, так и третьим лицам и государственным органам.
  5. Ответственность за нарушение Положения.

Все общие правила, которые входят в структуру Положения, на сайте рассмотрены с точки зрения актуального законодательства, в том числе трудового.

Как ввести в организации положение

Руководитель организации или лицо, уполномоченное им, издает приказ. Которым утверждает Положение о персональных данных. Именно так документ обретает юридическую силу в стенах организации. Если в организации есть представительный орган работника, учитывается его мнение.

Затем работодатель должен ознакомить каждого работника под роспись с указанным документом. Отсутствие самого Положения или подписи работника – основание привлечь работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ознакомить можно путем получения подписи на отдельном листе, на самом Положении. Или указать в перечне документов, с которыми работник ознакомлен при подписании трудового договора. Возможно, в организации будет журнал ознакомления с локальными актами работодателя. А вот рассылать, например, по электронной почте, не стоит. Трудовой кодекс содержит требование ознакомить с документами под роспись.

Если при подготовке приказа об утверждении положения о персональных данных возникли трудности, можно задать вопросы дежурному юристу сайта.

Источник: http://iskiplus.ru/prikaz-ob-utverzhdenii-polozheniya-o-personalnyx-dannyx/

Разработка положения о персональных данных работников

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2020 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП, штрафы составляют:

  • для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
  • для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
  • для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

  • карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
  • трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
  • дипломы, сертификаты об образовании;
  • трудовой договор.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Храните данные правильно

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.

Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

Читайте так же:  Гражданско правовая ответственность водителя

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.

Образец положения о персональных данных работников (2020) и его разработка

На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

  • цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
  • перечни таких данных;
  • описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
  • способы доступа к данным;
  • перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
  • права сотрудников фирмы на доступ к информации;
  • ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.

Источник: http://ppt.ru/forms/personal-data/polojenie

Примерная форма приказа о допуске сотрудников к персональным данным клиентов и назначении ответственных по работе и хранению персональных данных клиентов (общий) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о допуске сотрудников к персональным данным клиентов и назначении ответственных по работе и хранению персональных данных клиентов
(общий)

[ число, месяц, год ]

г. [ вписать нужное ]

В целях соблюдения порядка получения, учета, хранения и эффективной защиты персональных данных Клиентов от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных и иных неправомерных действий, обеспечения конфиденциальности персональных данных, приказываю:

1. Организовать работу сотрудников, перечисленных в приложении к настоящему приказу, с персональными данными Клиентов.

2. Ответственным по работе и хранению персональных данных Клиентов назначить [ Ф. И. О., должность ].

3. Ответственному по работе и хранению персональных данных Клиентов необходимо:

— разъяснить всем сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов, их права, обязанности и ответственность за обработку персональных данных, разъяснить технологию обработки персональных данных в информационной системе;

— ознакомить сотрудников, имеющих доступ к персональным данным Клиентов, с Положением об обработке и защите персональных данных Клиентов, утвержденным [ должность руководителя ] приказом N [ значение ] от [ число, месяц, год ], и Соглашением о неразглашении персональных данных Клиента от [ число, месяц, год ] под роспись.

4. Ответственным за ведение «Журнала учета обращений Клиентов (законных представителей) для получения доступа к своим персональным данным» назначить [ Ф. И. О., должность ].

5. Ответственным за обеспечение безопасности информации о персональных данных Клиентов, хранящихся в электронном виде в локальной компьютерной сети организации, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах [ должность руководителя ] и сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов, назначить системного администратора [ Ф. И. О. ].

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

[ наименование должности руководителя ] [ подпись ] [ инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

[ наименование должности ] [ подпись ] [ инициалы, фамилия ]

[ наименование должности ] [ подпись ] [ инициалы, фамилия ]

Приложение к приказу N [ значение ]
от [ число, месяц, год ]

Список сотрудников,
имеющих доступ к персональным данным Клиентов

Ф. И. О., должность сотрудника

Перечень информационных ресурсов, к которым допущены сотрудники

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о допуске сотрудников к персональным данным клиентов и назначении ответственных по работе и хранению персональных данных клиентов (общий)

Разработана: Компания «Гарант», сентябрь 2010 г.

Источник: http://base.garant.ru/1969714/

Конфиденциальность персональных данных: оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ к ним

Видео (кликните для воспроизведения).

При трудоустройстве и в процессе дальнейшей трудовой деятельности работник передает работодателю свои персональные данные. Информация эта требует защиты, доступ к ней должен быть ограниченным.

Соответственно выделяются узкий круг лиц, которые имеют право работать с конфиденциальной информацией для выполнения своих служебных обязанностей. Они назначаются специальным приказом.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кем издается?

Приказ представляет собой правовой акт, который относится ко всему предприятию, определяет его деятельность и решает его основные задачи. Приказ издается единолично руководителем фирмы.

Содержание

В перечень таких лиц могут войти руководитель, его заместители, работники отдела кадров, сотрудники бухгалтерии, служба безопасности, секретарь и иные работники, которым эти сведения нужны для выполнения трудовых обязанностей.

Доступ может быть и к информации, предоставленной клиентами организации или другими лицами. Все это требует отдельного уточнения при составлении документа.

Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

Общие правила составления

  1. Приказ оформляется на бланке формата А4.
  2. Приказ должен содержать пункты, разъясняющие, что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
  3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины, побудившие создать приказ. В данном случае это законодательные акты.

В документе необходимо четко перечислить те законы, на основании которых происходит обработка персональных данных (а более детально о нюансах оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия с персональными данными читайте тут). Это должны быть конкретные пункты и статьи, а не просто формальная отсылка к названию закона. Распорядительная часть указывает на те действия, которые необходимо выполнить.

Читайте так же:  Загранпаспорт детям в сша
  • Распорядительная часть отделяется глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ». Он пишется после констатирующей части с новой строки, без кавычек. В конце ставится двоеточие, а далее идут пункты, необходимые к выполнению. Они нумеруются арабскими цифрами. Могут быть и подпункты.
  • Последним пунктом указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
  • Перед подписанием документ проверяется на наличие орфографических и стилистических ошибок.
  • Внизу документа ставят подписи те лица, к которым он относится.
  • Утверждение перечня личных сведений

    Правовой акт включает в себя:

    1. Наименование организации. Например, МОУ СОШ №7.
    2. Название документа (ПРИКАЗ) и его номер.
    3. Дату создания. Например, 5 октября 2016 г.
    4. Место создания. Например, г. Пермь.
    5. Отсылку к законодательной базе, на основании которой он создается.

    Пример: В целях соблюдения закона РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года и в целях защиты персональных данных сотрудников.
    Утверждение перечня и отсылку к нему. Перечень часто оформляется в виде приложения.

    Утвердить прилагаемый перечень данных МОУ СОШ №7.

    Назначение ответственного за исполнение.

    Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
    Перечень персональных данных, оформленный в виде таблицы или иным способом. Столбцы таблицы составляются в зависимости от целей и задач компании.

    Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации

    В правовом акте должно присутствовать:

      Название организации (указывается сверху). Например, ООО «Родон».
  • Название документа (ПРИКАЗ), его номер.
  • Дата составления. Например, 4 августа 2017 г.
  • Место составления. Например, г . Москва.
  • Ссылка на законодательство, на основании которого он издается.
  • Пример: В соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года.
    Перечень работников, допущенных к сведениям, с указанием их должности.

    Вот примерно как выглядит документ для утверждения списка лиц, имеющих доступ к личным сведениям работников:

    1. Генеральный директор Г. Е. Чуриков.
    2. Зам. генерального директора К. А. Голиков.
    3. Начальник отдела кадров И. Н. Дирина.
    4. Главный бухгалтер Е. Г. Листовская.

    Указание лица, ответственного за исполнение.

    Пример: Контроль за исполнением возложить на К. А. Голикова.

  • Подписи всех лиц, указанных в правовом акте, и подпись руководителя организации.
  • Каждый работник, получивший доступ, должен подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Тогда в случае утечки информации и ее неправомерного использования можно наказать виновных. Если такое соглашение не было подписано, вся вина ложится на руководителя предприятия.

    Это могут быть дисциплинарные взыскания (увольнение, выговор, замечание), штрафы.

    Оформление готового документа

    1. Документ предпочтительно напечатать на компьютере.
    2. Оформление документа стандартное.
    3. Сверху указывается организация, далее ставится дата создания, номер и название.
    4. Сам текст состоит из отсылки к законодательным актам, потом следует перечень тех действий, которые необходимо выполнить работникам.
    5. Внизу приказа должны быть подписи лиц, указанных в правовом акте, а также подпись лица, издавшего приказ, т.е. руководителя компании или его заместителя.
    6. Если необходимо, к документу добавляется приложение.
    7. Приказ должен быть учтен в специальном журнале. Туда вносится наименование правового акта, его номер и дата составления.

    Наказания за нарушения в работе с персональными данными ужесточились. Поэтому к оформлению и содержанию приказов нужно подойти серьезно, чтобы избежать штрафов при проверке. Документы должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)


    Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/izdanie-prikaza/obrazets-p.html

    Приказ о защите персональных данных работников

    Приказ о защите персональных данных необходим для того, чтобы отрегулировать на предприятии правила по работе с личными документами сотрудников.

    Что относится к персональным данным

    Сведениями, имеющими персональное значение, является любая информация о работнике организации, включенная в его личные документы. В частности это: дата и место рождения, адрес проживания, образование и опыт работы, состояние здоровья. К личным данным также причисляются вероисповедание, национальность, внешние особенности, финансовое и семейное положение, отношения с законом (наличие или отсутствие судимостей), а также некоторые факты из биографии.

    Зачем охраняются персональные данные

    Защита персональных сведений – одно из важнейших условий обеспечения безопасности гражданина. Она необходима на каждом уровне его взаимодействия с социумом: при устройстве в детский сад, школу, ВУЗ, пользовании медицинскими и социальными услугами, трудоустройстве. Любое учреждение или организация, которая имеет дело с личной документацией человека, должна гарантировать ему сохранение персональной информации и невозможность ее распространения. Таким образом, достигается предотвращение неправомерного использования этих данных, а также их применение в корыстных и иных злонамеренных целях.

    Как осуществляется их защита

    Меры по защите персональных данных регламентируются законодательством РФ. В частности, на каждом предприятии, которое нанимает работников, а, значит, имеет дело с их личными сведениями, должен быть сотрудник, который несет за них ответственность.

    В случае разглашения персональной информации именно с него и будет спрос. Если такового работника нет, то ответственность автоматически перекладывается на директора компании. Кроме того, в организации должны быть разработаны регулирующие нормативно-правовые акты, в том числе соответствующие положение и приказ.

    Значение приказа о защите персональных данных работников

    Роль приказа о защите персональных данных достаточно проста, но вместе с тем значима: при помощи него руководитель дает указание кому-либо из подчиненных о принятии мер по охране личной информации сотрудников. Без этого документа при возникновении утечки пострадавшие работники смогут с легкостью доказать виновность организации, вследствие чего на руководящий состав и само предприятие будут наложены административные санкции (в виде достаточно кружных штрафов, а то и чего покруче).

    Формат документа

    На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

    Как оформить бланк

    К оформлению бланка, ровно как к его формату, никаких особых условий не предъявляется. То есть документ можно делать на бланке с фирменным логотипом и реквизитами или на простом листе бумаги. Текст может быть как печатным, так и рукописным, правда в первом случае его надо распечатать (для простановки в нем нужных подписей). Приказ формируется в одном оригинальном экземпляре, но если требуются дополнительные его копии, то документ можно размножить (например, для передачи в заинтересованные структурные подразделения).

    Читайте так же:  Обязанности инспекции по делам несовершеннолетних

    Кто должен расписаться в приказе

    Свои подписи в приказе о защите персональных данных работников должны поставить несколько человек. Самый первый автограф: директора организации, поскольку именно от его лица выпускаются все распоряжения такого уровня.

    Следующая подпись: работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа и, наконец, в нем должны расписаться сотрудники, в нем упомянутые (если только их подписи не будут собраны в отдельном акте об ознакомлении).

    Печать в документе ставить в обязательном порядке не требуется, но она нужна в том случае, если условие о ее использование для визирования внутренней распорядительной документации есть в учетной политике компании.

    Как производить регистрацию, вести учет и хранение документа

    Приказ нужно обязательно зарегистрировать и учесть. Для этого следует воспользоваться отдельным журналом учета, в котором фиксируются сведения обо всех выпущенных в организации распоряжениях. В журнал достаточно включить номер, дату и краткую суть приказа. После этого документ нужно вложить в папку с другими подобными бумагами. В ней он должен находиться период, установленный локальными нормативно-правовыми актами предприятия или законодательными нормативами. После того, как актуальность приказа будет утрачена и он потеряет свое значение, его нужно или отправить в архив или утилизировать.

    Образец приказа о защите персональных данных работников

    При необходимости составить приказ о защите персональных данных, который вы ранее никогда не делали, посмотрите приведенный здесь пример и ознакомьтесь с комментариями к нему. С их помощью вы наверняка без особых усилий сделаете нужное вам распоряжение.

    1. В начале документа все шаблонно: напишите тут наименование организации, название приказа, его номер, дату и место формирования. После этого переходите к сути.
    2. Первым делом обозначьте здесь основание, т.е. дайте ссылку на статью закона, в соответствии с которой пишете распоряжение, а также обоснуйте его, т.е. отметьте реальную причину его создания (например, необходимость внедрения правил и норм по защите персональных сведений).
    3. Далее внесите собственно указание на защиту личной информации работников компании, а также впишите нормативно-правовые бумаги, которые это регулируют, обозначьте требование об ознакомлении с ними персонала под роспись.
    4. Назначьте ответственное лицо.
    5. Отдельным пунктом включите информацию о сотруднике, который будет следить за выполнением данного распоряжения (это может быть сам директор предприятия, кто-либо из его заместителей или же начальник отдела кадров, в ведении которого обычно и находится весь объем персональных данных).
    6. В завершении не забудьте поставить в бланк все нужные подписи.

    Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-zashchite-personalnyh-dannyh-rabotnikov/

    Оформляем документы для защиты личных данных работников

    С июля этого года Закон о персональных данны х Федеральный закон от 27.07.2006 «О персональных данных» (далее — Закон действует в новой редакци и ст. 3 Федерального закона от 25.07.2011 . Многие поправки затронули обязанности операторов по обработке персональных данных, коими, напомним, являются все компании и предприниматели, если у них есть работник и п. 2 ст. 3 Закона . Поэтому далее о таких обязанностях и поговорим. В частности, о том, как в свете последних поправок работодатели должны оформлять основные документы в сфере защиты персональных данных (ПД) своих работников. Ведь решение этого вопроса руководитель часто вешает на главного бухгалтера, считая его универсальным специалистом.

    Положение о персональных данных

    Любой работодатель должен закрепить на бумаге свою политику в области обработки и защиты ПД работнико в п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона ; п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ . Удобнее это сделать в одном локальном нормативном акте, который должен быть утвержден приказом и может именоваться как угодно, чаще всего — Положением о персональных данных.

    Внимание

    С Положением о ПД и изменениями к нему (если они вносились) нужно под роспись ознакомить всех работнико в ч. 1 ст. 18 Закона ; п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК РФ .

    Вот что должно содержаться в Положении о ПД:

    • перечень обрабатываемых П Д п. 2 ст. 3 Закона . То есть всех тех ПД работников, которые вам необходимы для оформления кадровой документации, составления отчетности в ИФНС, внебюджетные фонды и выполнения иных обязанностей, возложенных на вас законодательством, а также коллективным и трудовыми договорами. К примеру, это паспортные данные работников, сведения об их образовании, семейном положении, воинской обязанности, состоянии здоровья, доходах и т. д.;
    • цели обработки П Д п. 2 ст. 3, ч. 2 ст. 5 Закона . Их можно переписать из Трудового кодекс а п. 1 ст. 86 ТК РФ ;
    • перечень действий с П Д п. 2 ст. 3 Закона . Они перечислены в определении понятия «обработка персональных данных». Например, это сбор ПД, их накопление, уточнение, хранение, удаление и т. п . п. 3 ст. 3 Закона В принципе, работодатели могут предпринимать все из указанных в этом определении действий;

    Рассказываем руководителю

    За нарушение порядка обработки ПД предусмотрена административная ответственност ь ст. 13.11 КоАП РФ . Привлекают к ней судьи на основании проверочных материалов органов Роскомнадзор а Решение Приморского краевого суда от 04.07.2011 № 7-12-228/11 . Но органы Роскомнадзора по результатам проверок предпочитают выносить предписание об устранении выявленных нарушени й п. 82 Административного регламента проведения проверок. утв. Приказом Роскомнадзора от 01.12.2009 № 630; Постановления ФАС МО от 08.09.2011 № А40-129858/10-147-805; ФАС ВСО от 12.05.2011 № А33-10809/2010, от 05.04.2011 № А19-25289/09, Четвертого ААС от 04.10.2010 № А58-3498/2010 . Если эти нарушения своевременно устранить, то опасаться штрафо в ст. 19.5 КоАП РФ не стоит. Кроме того, за несоблюдение порядка обработки ПД (как за нарушение трудового законодательств а ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ) пытаются штрафовать трудинспекции, но суды с ними не соглашаютс я Постановление Девятого ААС от 14.06.2006 № 09АП-4259/2006-АК .

    • права и обязанности работников в сфере обработки П Д п. 8 ст. 86 ТК РФ . Их тоже можно переписать из Закона о ПД и Трудового кодекс а ст. 14 Закона ; ст. 89 ТК РФ . К примеру, работники имеют право получать доступ к своим ПД и информацию об их обработк е ч. 1 ст. 14, ч. 1 ст. 18, ч. 1 ст. 20 Закона ;
    • порядок обработки ПД, в том числе хранения, использования и передач и п. 8 ст. 86, статьи 87, 88 ТК РФ . Здесь нужно указать:
    Читайте так же:  Участники уголовного судебного разбирательства

    — общие требования к обработке П Д статьи 5—7, ст. 9 Закона ; ст. 86, ст. 88 ТК РФ . В частности, все ПД работника нужно получать у него самог о п. 3 ст. 86 ТК РФ , обрабатывать их можно лишь в соответствии с целями их сбор а ч. 4 ст. 5 Закона ; п. 1 ст. 86 ТК РФ , нельзя сообщать их третьим лицам без согласия работник а ст. 7 Закона ; ст. 88 ТК РФ . Работодатель обязан ознакомить работников с локальными актами, устанавливающими порядок обработки П Д п. 8 ст. 86 ТК РФ , разрешать доступ к ПД только уполномоченным работника м ст. 88 ТК РФ ;

    — состав и перечень ваших мер по обеспечению защиты П Д ст. 18.1, ст. 19 Закона . Например, перечислите, где хранятся ПД, кто из работников имеет доступ к ним без дополнительного разрешения, как оформляется допуск к ПД иным работникам, какие используются средства защиты информации в компьютерах и т. п.;

    • ответственность работников за нарушение требований к обработке и защите ПД. Они могут нести дисциплинарную, материальную, административную и даже уголовную ответственност ь ст. 90 ТК РФ; ч. 1 ст. 24 Закона .

    Совет

    Если у вас уже есть Положение и оно составлялось в соответствии с прежней редакцией Закона о ПД, то Положение нужно доработать с учетом последних поправок.

    Приказ о назначении ответственного лица

    Работодатели (только организации) теперь должны назначать лицо, ответственное за организацию обработки П Д ч. 1 ст. 22.1 Закона .

    К уровню квалификации ответственного лица никаких требований нет. Поэтому это может быть любой ваш работник.

    Для назначения ответственного работника издайте об этом приказ. Например, такой.

    Источник: http://glavkniga.ru/elver/2011/24/348-oformljaem_dokumenti_zaschiti_lichnikh_dannikh_rabotnikov.html

    Составляем приказ о персональных данных работников

    К персональным данным относится информация, позволяющая определить конкретное лицо. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ определен перечень сведений, в том числе Ф.И.О., пол, возраст, фото и видео человека, образование, место проживания, семейный статус и другие подобные сведения, по которым конкретное лицо может быть идентифицировано.

    Ответим в статье на вопросы о необходимости издания и содержании приказа о защите данных, а также ответственности работодателя при его отсутствии.

    Зачем нужен приказ о персональных данных

    Администрацией учреждения должна быть внедрена система защиты информации, касающейся сведений о работниках. Одним из элементов данной системы является издание распорядительного документа, определяющего алгоритм работы с данными.

    Приказ о защите сведений определяет обязанность ответственных лиц обеспечить конфиденциальность персональных данных о сотрудниках и объем допуска каждого должностного лица.

    Установленный образец приказа о защите персональных данных работников отсутствует, однако законодательно определено содержание документа, сопровождающего организацию процесса защиты информации:

    • назначение ответственного за организацию процесса обработки данных;
    • определение перечня лиц, допущенных к сбору, хранению и обработке;
    • утверждение положения об обработке и защите конфиденциальных данных.

    Как правильно оформить приказ о персональных данных

    Хотя образец приказа о персональных данных работников 2020 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.

    В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.

    Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)

    Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:

    • собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
    • указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
    • указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
    • определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).

    Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.

    Образец приказа об изменении персональных данных работника

    Как заполнять

    Приказ может состоять из следующих разделов:

    1. Общие положения. В разделе указывается цель принятия положения и круг вопросов, которые оно регулирует.
    2. Основные понятия. Состав сведений о работниках. Необходимо указать, какие конкретно документы в организации содержат указанные данные.
    3. Обработка данных. В разделе указаны условия, которые должны быть соблюдены при обработке.
    4. Передача данных. Необходимо установить порядок передачи сведений внутри организации, сторонним лицам и государственным органам.
    5. Доступ к данным. Включается информация о порядке внутреннего и внешнего доступа к данным о сотрудниках.
    6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту информации. Указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил ее хранения и использования.

    Положение о персональных данных нужно довести до сведения всех сотрудников. Фактическое ознакомление с положением можно зафиксировать в тексте трудового договора, в положении в листе ознакомления с ним или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами учреждения.

    Иногда информация о сотруднике меняется (например, в связи с замужеством происходит смена фамилии). В таком случае сотрудник направляет работодателю заявление, на основании которого последний издает приказ о внесении изменений в ряд документов.

    Ответственность за отсутствие

    Сведения о сотрудниках необходимо защищать от неправомерного доступа. Проверку организации выполнения требований 152-ФЗ осуществляет Роскомнадзор.

    В законе прямо не установлены виды нарушений и ответственность за них. 152-ФЗ отсылает работодателя к иным отраслевым законодательствам. Так, УК РФ содержит нормы, предусматривающие ответственность за неправомерное использование информации о сотрудниках.

    Основная ответственность за нарушение норм 152-ФЗ — административная, которую можно понести за нарушение порядка сбора, хранения и использования сведений, за их непредоставление по запросу уполномоченных структур.

    За нарушение 152-ФЗ должностное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей при обработке информации, в том числе увольнению по пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-prikaz-o-personalnykh-dannykh-rabotnikov

    Приказ о работе с персональными данными
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here